Как организовать мероприятие – вопрос, который интересует многих менеджеров и руководителей крупных компаний. Даже небольшому бизнесу периодически полезно проводить встречи с клиентами и партнерами для рекламы нового продукта и просто укрепления связей. В этой статье мы рассмотрим, что делать и с чего начать, если предстоит организация важного мероприятия.
Организация мероприятия: что, где, когда?
Что именно вы хотите организовать? Обязательно определите формат предстоящего мероприятия отталкиваясь от возраста и интересов людей, которые будут на него приглашены. Например, это может быть промоакция, вечеринка, кинопоказ и т.д.
Где планируется проводить мероприятие? После того, как формат мероприятия определен, можно переходить ко второму этапу – выбору места. Отталкиваться нужно не только от количества человек и формата мероприятия, но и времени года. Летом вполне может подойти площадка на открытом воздухе и заказанный выездной кейтеринг, а зимой закрытое помещение в популярном заведении города.
Когда провести мероприятие? При выборе даты нужно учитывать как время, необходимое на подготовку, так и специфику деятельности или род занятий приглашенных. Это, например, не должен быть период подготовки квартальных и годовых отчетов. Не самое лучшее время и государственные праздники, когда предпочтение отдается семейному отдыху. Небольшое мероприятие на 100 человек можно организовать за месяц.
Что можно делегировать при организации мероприятия
Самостоятельно решать все вопросы или привлечь команду единомышленников – дилемма для многих организаторов мероприятий. С одной стороны, гораздо проще поделить задачи, а не выполнять все самостоятельно, однако нужно знать, кому и что можно поручить. Например, дизайнеру предпочтительнее доверить подготовку афиш, а продвижение проекта опытному SMM-менеджеру.
Если проект новый и команда еще не сформирована, искать нужных людей можно посредством онлайн-сервисов, таких как: youdo.com, thegifted.ru или eventcatalog.ru. Подбирайте людей исходя из задач, который предстоит решить. Подумайте, кто будет заниматься подготовкой помещения, организацией кейтеринга, арендой оборудования и всего необходимого инвентаря.
После формирования команды обсудите со всеми план действий и распределите обязанности. Каждый не только должен знать, за что отвечает, но строго соблюдать установленный дедлайн.
Чтобы упростить работу с задачами, можно использовать CRM-систему. А чтобы ничего не забыть и не упустить из виду, достаточно придерживаться стандартного плана. Выглядит он примерно следующим образом:
Организовать встречу с командой и спонсорами мероприятия.
Если необходимо, заказать билеты и номера в гостинице для приглашённых гостей.
Заказать изготовление брендированных или персонализированных сувениров, листовок, плакатов и прочей продукции, производство которой не выполняется за один день.
Посетить несколько подходящих объектов для проведения мероприятия. С владельцами заведений нужно согласовать списки гостей, парковочные места, размещение необходимого оборудования и т.д.
Прописать сценарий мероприятия – что и в какое время будет происходить. До минуты нужно распланировать основную часть, награждения, раздачу подарков, проведение конкурсов, фуршет.
Подобрать и арендовать оборудование. Даже если не планируется демонстрация большого количества аудио-, видео- и фотоматериалов, в минимальный набор техники для мероприятия должен входить ноутбук, проектор, колонки, экран, 2 микрофона, микшер. Если бюджет позволяет, можно использовать для связи рации с гарнитурой.
Заключить договор с фотографом и видеографом. Заранее необходимо прописать четкое ТЗ, обсудить все нюансы сотрудничества.
Нанять обслуживающий персонал: заказать услуги охраны, официантов, клининговую службу. Количество привлеченного персонала зависит от масштаба организуемого мероприятия.
Найти ведущего мероприятия. Нельзя доверять эту роль человеку без опыта. От харизмы ведущего будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера.
Распланировать время доставки оборудования, персонала и гостей к месту проведения мероприятия, а также обратно.
Также необходимо позаботиться о плане Б. Особенно это касается тех мероприятий, которые планируется проводить на открытых площадках. Уточните у владельца, будет ли возможность в случае дождя перейти в закрытое помещение.
Организация мероприятия и вопрос финансирования
Прежде чем приступать к организации мероприятия, составьте примерную смету. В статью основных расходов включите суммы, которые планируется потратить на аренду помещения, оборудования, транспорта, услуги кейтеринга, охранного предприятия, фотографа, покупку билетов для гостей и аренду гостиничных номеров. Также к основным расходам можно отнести заказ рекламы и полиграфической продукции. Не стоит забывать и о расходах на команду. Это питание, телефонная связь, транспортные расходы, покупка реквизита.
После определения бюджета можно приступать к сбору средств. Поиск источника финансирования зависит от формата мероприятия. Например, если вы занимаетесь организацией социально-значимого мероприятия, можно попробовать получить грант. Также неплохим вариантом может стать сбор средств на одной из краудфандинговых площадок. Еще один возможный вариант – привлечение волонтеров.
Если речь идет об организации коммерческого мероприятия, нужно привлекать спонсора, который будет заинтересован в пиаре. Но с пустыми руками на переговоры приходить не стоит. Поможет убедить яркая презентация проекта. Будьте честны с потенциальным спонсором и обещайте только то, что действительно сможете выполнить. Постарайтесь обращаться в компании-спонсоры, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией вашего мероприятия.
С кем согласовать проведение мероприятия?
Чтобы все прошло гладко, заранее подготовьте 2 уведомления. Одно из них нужно подать в городскую администрацию, а другое в ОВД (если будет меньше 2 000 человек). Не обязательно лично приносить уведомления. Вы можете отправить эти документы курьером или по почте. В каждый орган необходимо отправить по два экземпляра. Если же на мероприятии будет более 2 тыс. человек, то дополнительно уведомление отправляется в региональное ГУВД. В документе обязательно нужно указать формат организуемого мероприятия, его цель, название, дату и время проведения, а также количество участников.
Крайне важный момент – заключение официальных договоров со всеми подрядчиками, которые будут вам предоставлять услуги во время проведения мероприятия. Это касается компаний, которые предоставляют услуги аренды техники, организуют кейтеринг, отвечают за безопасность и т.д.
Чтобы о вашем мероприятии узнало как можно больше людей, разошлите пресс-релиз. Укажите спонсора проекта, гостей, партнёров. Постарайтесь максимально заинтересовать журналистов. Не забывайте и о соцсетях, которые также можно использовать для привлечения внимания аудитории к мероприятию. Неплохо работает сотрудничество с известными блогерами. Если все будет сделано правильно, мероприятие пройдет безупречно, а полученный опыт поможет в успешной реализации следующего проекта.
