Еще статьи

meropriatieКак организовать мероприятие – вопрос, который интересует многих менеджеров и руководителей крупных компаний. Даже небольшому бизнесу периодически полезно проводить встречи с клиентами и партнерами для рекламы нового продукта и просто укрепления связей. В этой статье мы рассмотрим, что делать и с чего начать, если предстоит организация важного мероприятия.

Организация мероприятия: что, где, когда?

Что именно вы хотите организовать? Обязательно определите формат предстоящего мероприятия отталкиваясь от возраста и интересов людей, которые будут на него приглашены. Например, это может быть промоакция, вечеринка, кинопоказ и т.д.

Где планируется проводить мероприятие? После того, как формат мероприятия определен, можно переходить ко второму этапу – выбору места. Отталкиваться нужно не только от количества человек и формата мероприятия, но и времени года. Летом вполне может подойти площадка на открытом воздухе и заказанный выездной кейтеринг, а зимой закрытое помещение в популярном заведении города.

Когда провести мероприятие? При выборе даты нужно учитывать как время, необходимое на подготовку, так и специфику деятельности или род занятий приглашенных. Это, например, не должен быть период подготовки квартальных и годовых отчетов. Не самое лучшее время и государственные праздники, когда предпочтение отдается семейному отдыху. Небольшое мероприятие на 100 человек можно организовать за месяц.

Что можно делегировать при организации мероприятия

Самостоятельно решать все вопросы или привлечь команду единомышленников – дилемма для многих организаторов мероприятий. С одной стороны, гораздо проще поделить задачи, а не выполнять все самостоятельно, однако нужно знать, кому и что можно поручить. Например, дизайнеру предпочтительнее доверить подготовку афиш, а продвижение проекта опытному   SMM-менеджеру.

Если проект новый и команда еще не сформирована, искать нужных людей можно посредством онлайн-сервисов, таких как: youdo.com, thegifted.ru или eventcatalog.ru. Подбирайте людей исходя из задач, который предстоит решить. Подумайте, кто будет заниматься подготовкой помещения, организацией кейтеринга, арендой оборудования и всего необходимого инвентаря.

После формирования команды обсудите со всеми план действий и распределите обязанности. Каждый не только должен знать, за что отвечает, но строго соблюдать установленный дедлайн.  

Чтобы упростить работу с задачами, можно использовать CRM-систему. А чтобы ничего не забыть и не упустить из виду, достаточно придерживаться стандартного плана. Выглядит он примерно следующим образом:

Организовать встречу с командой и спонсорами мероприятия.

Если необходимо, заказать билеты и номера в гостинице для приглашённых гостей.

Заказать изготовление брендированных или персонализированных сувениров, листовок, плакатов и прочей продукции, производство которой не выполняется за один день.   

Посетить несколько подходящих объектов для проведения мероприятия. С владельцами заведений нужно согласовать списки гостей, парковочные места, размещение необходимого оборудования и т.д.

Прописать сценарий мероприятия – что и в какое время будет происходить. До минуты нужно распланировать основную часть, награждения, раздачу подарков, проведение конкурсов, фуршет.  

Подобрать и арендовать оборудование. Даже если не планируется демонстрация большого количества аудио-, видео- и фотоматериалов, в минимальный набор техники для мероприятия должен входить ноутбук, проектор, колонки, экран, 2 микрофона, микшер. Если бюджет позволяет, можно использовать для связи рации с гарнитурой.

Заключить договор с фотографом и видеографом. Заранее необходимо прописать четкое ТЗ, обсудить все нюансы сотрудничества.

Нанять обслуживающий персонал: заказать услуги охраны, официантов, клининговую службу. Количество привлеченного персонала зависит от масштаба организуемого мероприятия.

Найти ведущего мероприятия. Нельзя доверять эту роль человеку без опыта. От харизмы ведущего будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера.

Распланировать время доставки оборудования, персонала и гостей к месту проведения мероприятия, а также обратно.

Также необходимо позаботиться о плане Б. Особенно это касается тех мероприятий, которые планируется проводить на открытых площадках. Уточните у владельца, будет ли возможность в случае дождя перейти в закрытое помещение.  

Организация мероприятия и вопрос финансирования

Прежде чем приступать к организации мероприятия, составьте примерную смету. В статью основных расходов включите суммы, которые планируется потратить на аренду помещения, оборудования, транспорта, услуги кейтеринга, охранного предприятия, фотографа, покупку билетов для гостей и аренду гостиничных номеров. Также к основным расходам можно отнести заказ рекламы и полиграфической продукции. Не стоит забывать и о расходах на команду. Это питание, телефонная связь, транспортные расходы, покупка реквизита.

После определения бюджета можно приступать к сбору средств. Поиск источника финансирования зависит от формата мероприятия. Например, если вы занимаетесь организацией социально-значимого мероприятия, можно попробовать получить грант. Также неплохим вариантом может стать сбор средств на одной из краудфандинговых площадок. Еще один возможный вариант – привлечение волонтеров.

Если речь идет об организации коммерческого мероприятия, нужно привлекать спонсора, который будет заинтересован в пиаре. Но с пустыми руками на переговоры приходить не стоит. Поможет убедить яркая презентация проекта. Будьте честны с потенциальным спонсором и обещайте только то, что действительно сможете выполнить. Постарайтесь обращаться в компании-спонсоры, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией вашего мероприятия.

С кем согласовать проведение мероприятия?

Чтобы все прошло гладко, заранее подготовьте 2 уведомления. Одно из них нужно подать в городскую администрацию, а другое в ОВД (если будет меньше 2 000 человек). Не обязательно лично приносить уведомления. Вы можете отправить эти документы курьером или по почте. В каждый орган необходимо отправить по два экземпляра. Если же на мероприятии будет более 2 тыс. человек, то дополнительно уведомление отправляется в региональное ГУВД. В документе обязательно нужно указать формат организуемого мероприятия, его цель, название, дату и время проведения, а также количество участников.

Крайне важный момент – заключение официальных договоров со всеми подрядчиками, которые будут вам предоставлять услуги во время проведения мероприятия. Это касается компаний, которые предоставляют услуги аренды техники, организуют кейтеринг, отвечают за безопасность и т.д.

Чтобы о вашем мероприятии узнало как можно больше людей, разошлите пресс-релиз. Укажите спонсора проекта, гостей, партнёров. Постарайтесь максимально заинтересовать журналистов. Не забывайте и о соцсетях, которые также можно использовать для привлечения внимания аудитории к мероприятию. Неплохо работает сотрудничество с известными блогерами. Если все будет сделано правильно, мероприятие пройдет безупречно, а полученный опыт поможет в успешной реализации следующего проекта.

Как организовать мероприятие

Как организовать мероприятие

Как организовать мероприятие – вопрос, который интересует многих менед...
Читать
В чем состоят преимущества потребительского кредита

В чем состоят преимущества потребительского кредита

Получить дополнительно денежные средства, необходимые, к примеру, для...
Читать
Что входит в обязанности контент-менеджера

Что входит в обязанности контент-менеджера

Представленная ниже информация будет полезна как соискателю, планирующ...
Читать
Требования к экономисту на предприятии

Требования к экономисту на предприятии

Экономист – специальность, которая пользуется большой популярностью у...
Читать
Эффективные методы привлечения клиентов через интернет

Эффективные методы привлечения клиентов через интернет

Важно понимать, что какой бы способ не использовался для привлечения к...
Читать
Что такое рынок фьючерсов и чем он отличается от Форекс

Что такое рынок фьючерсов и чем он отличается от Форекс

Фьючерсный рынок является одной из площадок, действующей в составе бир...
Читать
Бизнес в интернете с минимальными вложениями: интересные идеи для быстрого старта

Бизнес в интернете с минимальными вложениями: интересные идеи для быстрого старта

Ежедневно на электронную почту подавляющего большинства интернет польз...
Читать
Самые актуальные бизнес идеи 2018 года

Самые актуальные бизнес идеи 2018 года

Самые актуальные бизнес идеи 2018 года мы постараемся рассмотреть в ра...
Читать
Яндекс.Деньги, как один из способов получения мгновенного займа

Яндекс.Деньги, как один из способов получения мгновенного займа

Яндекс.Деньги является одной из известнейших электронных систем, котор...
Читать
Аутсорсинг бухгалтерии – выбор современных предпринимателей

Аутсорсинг бухгалтерии – выбор современных предпринимателей

Умелое делегирование и грамотный аутсорсинг – два «кита» на которых с...
Читать
Почему долгосрочные торговые системы работают лучше краткосрочных?

Почему долгосрочные торговые системы работают лучше краткосрочных?

Многие трейдеры при ведении торговой деятельности на Форекс уделяют ми...
Читать
Игра на фондовой бирже - как, что и зачем

Игра на фондовой бирже - как, что и зачем

Фондовая биржа – это особое место, игра на которой многим кажется чем-...
Читать
Ликвидность активов – что это такое?

Ликвидность активов – что это такое?

Ликвидностью на Форекс называют возможность, которая позволяет перевес...
Читать
Фьючерсы – что это и как они работают

Фьючерсы – что это и как они работают

Фьючерсные контракты – это простыми словами биржевые инструменты, пред...
Читать
Интернет пирамида - как заработать?

Интернет пирамида - как заработать?

Говоря о пассивном заработке или создании пассивного источника дохода,...
Читать
Управляем деньгами правильно – теория и практика

Управляем деньгами правильно – теория и практика

«Как управлять своими деньгами? Как это делать грамотно?»  - отве...
Читать
Структурированные продукты – инструменты с максимальной защитой капитала

Структурированные продукты – инструменты с максимальной защитой капитала

Структурированные инвестиционные продукты ранее не были известны финан...
Читать
Хедж-фонд – что это и как работает?

Хедж-фонд – что это и как работает?

Хедж-фонды сумели завоевать большую популярность. Первая компания появ...
Читать
Дивидендные акции – один из лучших способов заработка

Дивидендные акции – один из лучших способов заработка

Дивидендные акции, несмотря на доступность множества других способов п...
Читать
Биржа - устройство и виды

Биржа - устройство и виды

Возникновение первой биржи произошло еще в 15 веке. Функционировать он...
Читать
В чем состоит суть Форекса

В чем состоит суть Форекса

Суть Форекса пытаются понять, в первую очередь те, кто не знаком с вал...
Читать
Зарубежный Форекс брокер или российский?

Зарубежный Форекс брокер или российский?

В связи с большим количеством различных дилинговых центров, предоставл...
Читать
Обучение торговле на валютном или фондовом рынке – а стоит ли?

Обучение торговле на валютном или фондовом рынке – а стоит ли?

Обучение торговле сегодня предлагают не только дилинговые центры, но и...
Читать
Как продвинуть свой бизнес при помощи сети Интернет

Как продвинуть свой бизнес при помощи сети Интернет

Продвижение бизнеса в интернете Вас не интересует? По данным на конец...
Читать
ТОП самых востребованных фриланс профессий для новичков и профессионалов

ТОП самых востребованных фриланс профессий для новичков и профессионалов

Фриланс профессии немного отличаются от тех, что предлагают традиционн...
Читать
Как заработать деньги в интернете прямо сейчас, без вложений и обучения?

Как заработать деньги в интернете прямо сейчас, без вложений и обучения?

В интернете ежедневно появляется огромное количество объявлений, следу...
Читать
Прибыльный Форекс – а существует ли он?

Прибыльный Форекс – а существует ли он?

«Прибыльный Форекс » – это словосочетание слышали многие, кто только п...
Читать
Бенчмаркинг бизнес процессов: как обойти конкурентов

Бенчмаркинг бизнес процессов: как обойти конкурентов

Главная цель каждого предпринимателя – отвоевать часть рынка. Как же э...
Читать
Брокеры Форекс в России - мифы и реальность

Брокеры Форекс в России - мифы и реальность

Брокеры Форекс в России являются компаниями, которые предоставляют усл...
Читать
Как жить на маленькую зарплату

Как жить на маленькую зарплату

Как жить на маленькую зарплату? Этот вопрос в период кризиса становитс...
Читать
Что делать если нет работы

Что делать если нет работы

Что делать если нет работы? Ответ на этот вопрос пытается найти каждый...
Читать
Как начать бизнес в интернете: готовый план действий

Как начать бизнес в интернете: готовый план действий

Перспектива онлайн предпринимательства радует и пугает одновременно. К...
Читать
Популярные Online CRM системы для малого бизнеса

Популярные Online CRM системы для малого бизнеса

Online CRM системы для малого бизнесаавтоматизирует процесс взаимодейс...
Читать
Бизнес идеи в интернете: как начать зарабатывать онлайн

Бизнес идеи в интернете: как начать зарабатывать онлайн

Бизнес идеи в интернете – звучит заманчиво, не правда ли? Так в чем же...
Читать
Выбор ниши для бизнеса: в чем секрет успешных проектов?

Выбор ниши для бизнеса: в чем секрет успешных проектов?

Выбор ниши для бизнеса – это самый ответственный этап в предпринимател...
Читать
Как правильно делать электронную рассылку писем?

Как правильно делать электронную рассылку писем?

Как правильно делать электронную рассылку писем? Над этим вопросом зад...
Читать
Эффективные инструменты интернет-маркетинга для развития бизнеса

Эффективные инструменты интернет-маркетинга для развития бизнеса

Какие инструменты интернет-маркетинга вам известны? А знаете ли вы как...
Читать
Торговля бинарными опционами на демо счете – прекрасное решение для новичков

Торговля бинарными опционами на демо счете – прекрасное решение для новичков

Демо бинарные опционы позволяют новичкам овладевать торговлей этими ин...
Читать
Понятие и виды инвестиций

Понятие и виды инвестиций

Инвестицией называют вид имущественной ценности либо интеллектуальной,...
Читать
Программы для создания баннеров

Программы для создания баннеров

Необходима простая и удобная программа для создания баннеров? В этой с...
Читать
Библия фрилансера: ошибки свободного работника

Библия фрилансера: ошибки свободного работника

Работа фрилансером в интернете – это замечательно, прибыльно, а самое...
Читать
Как делать деньги из воздуха: самые популярные способы заработка без вложений

Как делать деньги из воздуха: самые популярные способы заработка без вложений

Не знаете, как делать деньги из воздуха? Тогда эта статья именно то ч...
Читать
Как правильно вложить деньги

Как правильно вложить деньги

Инвестиции в интернете – это то, что при правильном подходе может прин...
Читать
Инвестиции в физическое золото: выгоды и перспективы

Инвестиции в физическое золото: выгоды и перспективы

Инвестиции в золото являются прибыльным и обдуманным шагом, обеспечива...
Читать
Доверительное управление форекс – что это такое?

Доверительное управление форекс – что это такое?

Чтобы понять, что такое доверительное управление форекс, следует разоб...
Читать
Чем так популярны вклады в ПИФ и как на них заработать?

Чем так популярны вклады в ПИФ и как на них заработать?

Вклады в ПИФ – новый для россиян инвестиционный инструмент. Но, чем же...
Читать
Виды и доходность ПИФов

Виды и доходность ПИФов

ПИФы, доходность которых бывает различной в зависимости от выбранных п...
Читать
Секреты составления семейного бюджета от успешных людей

Секреты составления семейного бюджета от успешных людей

«Как составить семейный бюджет?» - этот вопрос наверняка задавал себе...
Читать
Еще статьи
Яндекс.Метрика